Für Unternehmen, die draußen liefern und drinnen den Überblick behalten müssen.

Weniger Abstimmung.

Mehr Struktur.

Wir systematisieren und automatisieren Abläufe in Vertrieb, Auftragsabwicklung, Projekten und Abrechnung, damit weniger manuelle Arbeit anfällt, Fehler reduziert werden und endlich wieder Zeit für gewinnbringende Tätigkeiten entsteht.

*Die genannten Marken / Logos dienen ausschließlich der Darstellung der eingesetzten Softwarelösungen.
4,8 von 5 Sternen (11 Bewertungen)
Wahrscheinlich kennen Sie folgende Situationen aus Ihrem Alltag...
Fehlende Strukturen
Aufgaben, Informationen und Kommunikation sind über mehrere Tools verteilt oder laufen per Zuruf. Wissen steckt in Köpfen statt in Prozessen, Qualität hängt an Einzelpersonen und Wachstum verstärkt das Chaos, statt es zu lösen.
Abrechnung ohne System
Leistungen werden erbracht, aber nicht sauber erfasst. Rechnungen entstehen verspätet oder unvollständig. Liquidität wird geschätzt – nicht gesteuert.
Jeder Ablauf ist ein Einzelfall
Routinen sind nicht definiert. Mitarbeiter entscheiden situativ, was „jetzt dran ist“. Das erzeugt Abweichungen, Nacharbeit und unnötige Abstimmung.
Wiederkehrend, aber nicht reproduzierbar
Abläufe beginnen bei jedem Kunden neu. Wissen ist nicht standardisiert oder systemisch verankert. Wachstum verstärkt Fehler statt Effizienz.
Wissen ist ausschließlich personengebunden
Kritisches Know-how existiert in Köpfen, nicht in Prozessen. Vertretung ist kaum möglich, Übergaben sind unvollständig. Fällt jemand aus, verliert das System Stabilität.
Das System trägt nicht
Die vorhandene Systemlandschaft schafft keine echte Entlastung im Alltag. Prozesse sind unvollständig abgebildet und müssen ständig manuell überbrückt werden.
Viele Geschäftsinhaber glauben aber...
Sie bräuchten nur mehr Mitarbeiter um strukturelle Probleme zu lösen. Wenn es daran nicht liegt ist es die Zeit oder der Grad in Individualität der es verhindert aus dem bestehenden Chaos ein funktionierendes System zu bauen. Dabei liegen die eigentlichen Engpässe meist viel tiefer. Es gibt nämlich...
Das Ergebnis sind...
Und jetzt das nächste große ERP‒System einzuführen und monatelang alles umzuziehen, nur um am Ende wieder an den selben Dingen zu scheitern?
Nein, es braucht ein klar strukturierten Digitalisierungsprozess, der genau auf Ihre Realität im Handwerk zugeschnitten ist:
1. Klarheit schaffen
Bevor man optimiert, muss man verstehen.
In vielen Unternehmen laufen täglich unzählige Abläufe parallel. Wir machen diese Abläufe sichtbar und trennen Wesentliches von vermeidbarem Aufwand.
2. Struktur & Systeme
Aus Klarheit wird Ordnung.
Sobald klar ist, was passiert, übersetzen wir Abläufe in feste Strukturen. Nicht mehr „jeder auf seine Art“, sondern einheitlich, nachvollziehbar und skalierbar.
3. Automatisieren & skalieren
Struktur ermöglicht Entlastung.
Erst wenn Prozesse sauber aufgebaut sind, entfernen wir manuelle Handgriffe. Das Unternehmen reagiert dann nicht mehr situativ, sondern systematisch.
Wobei unterstützen wir jetzt aber konkret Ihren Betrieb?
1. Standardsoftware auswählen und anpassen:
Ohne die richtigen Voraussetzungen was die interne Software-Landschaft angeht, sind alle Mühen vergeben. Deshalb helfen wir beim Umzug oder der Neueinführung von Software für sämtliche Bereiche deines Unternehmens. Egal ob Buchhaltung, Auftragsverwaltung oder Zeiterfassung.
2. Schnittstellen aufbauen
Nachdem die richtigen Tools im Einsatz sind, geht es darum die doppelte Eingabe von Daten zu eliminieren. Ein neuer Auftrag wurde gewonnen? Dann muss das neben dem Kundemmanagement-System auch das Projekt-Management wissen. Genau solche Verbindungen sind die Voraussetzung für den finalen Schritt. Automatisierungen.
3. Workflows & Prozess-Automation
Wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, kann ab jetzt manueller Arbeit der Kampf angesagt werden. Erstellen von Kundenordnern, Ablage von Dateien oder das Versenden von Angeboten und Rechnungen? Alles Dinge die immer wieder auftauchen, nun aber ein für alle Mal wegfallen und automatisiert laufen.
Praxisbeispiele die wir für Ihren Betrieb umsetzen können:
Automatisierte Baustellen‒ & Einsatzberichte
In diesem Video zeige ich, wie Monteure ihre Baustellenberichte direkt per WhatsApp erfassen – ohne App, ohne Formular, ohne Büroarbeit. Ein KI-Agent führt den Mitarbeiter Schritt für Schritt durch die notwendigen Angaben, fragt fehlende Informationen automatisch nach, erstellt daraus einen sauberen PDF-Bericht, holt die Unterschrift direkt auf dem Handy ein und sendet den fertigen Bericht ans Büro.
Bald verfügbar!
Terminierung von Wartungs‒ / Reparaturaufträgen
Dieses Beispiel zeigt, wie Wartungen und Reparaturen vollautomatisch terminiert werden – ohne Telefon-Pingpong, ohne manuelle Kalenderpflege. Sobald ein Wartungsintervall fällig ist oder eine Reparaturanfrage eingeht, wird der Termin automatisch im Kalender eingeplant, Beteiligte werden informiert und der Auftrag sauber vorbereitet.
Bald verfügbar!
Intelligente Vorsortierung im Email‒Postfach
In diesem Video siehst du, wie ein KI-Agent eingehende E-Mails automatisch liest, versteht und vorsortiert. Anfragen, Rechnungen, Aufträge, Wartungsfälle oder irrelevante Nachrichten landen direkt in klar definierten Kategorien – ohne manuelles Öffnen und Entscheiden.
Bald verfügbar!
Automatisierte Sortierung von Anfragen (Wartungsfälle, Reparaturen, Aufträge)
Hier zeige ich, wie alle Kundenanfragen an einem Ort zusammenlaufen – egal ob sie per E-Mail, Telefon oder Website eingehen. Ein KI-Agent erkennt automatisch, ob es sich um einen Wartungsfall, eine Reparatur oder einen neuen Auftrag handelt, ordnet die Anfrage korrekt zu und erstellt direkt einen passenden Antwortentwurf.
Sie wollen wissen, was wir konkret in Ihrem Unternehmen digital aufsetzen und automatisieren können?
Dann vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch. In diesem Gespräch analysieren wir gemeinsam:
Wer ist Loop Systems?
Jonas hat seine ersten unternehmerischen Schritte in einer heute marktführenden Agentur im Bereich Personalgewinnung gemacht. Dort hat er nicht nur Kunden betreut, sondern früh Verantwortung für interne Abläufe übernommen – wie z.B für das Bewerbermanagement, Onboardings und operative Prozesse. Viele dieser Abläufe wurden erstmals strukturiert, standardisiert und automatisiert. In dieser Zeit hat er aus nächster Nähe erlebt, wo digitale Dienstleistungsunternehmen wirklich scheitern: nicht an Nachfrage, nicht an Qualität – sondern an fehlender interner Struktur. Projekte funktionierten, solange bestimmte Personen verfügbar waren. Wachstum bedeutete mehr Absprachen, mehr Nacharbeit und weniger Planbarkeit. Genau daraus ist Loop Systems entstanden. Nicht als Tool-Beratung, sondern mit dem Fokus, Unternehmen als System zu denken. Mit klaren Prozessen, sauberen Übergaben, zentralen Daten und reproduzierbarer Qualität. Heute unterstütze ich Unternehmen dabei, ihre internen Abläufe so aufzubauen, dass sie auch ohne permanente operative Präsenz des Inhabers funktionieren – planbar, skalierbar und zukunftsfähig.
Fragen an uns...
Wir haben einige der häufigsten Fragen beantwortet, die Kunden stellen, bevor sie mit uns zusammenarbeiten.
Können Sie Ihre Antwort nicht finden?
Kontaktieren Sie uns – wir melden uns innerhalb eines Werktages bei Ihnen.
Für welche Unternehmen ist Ihr Angebot geeignet?
Unser Angebot richtet sich an Unternehmen, die operativ stark ausgelastet sind, aber merken, dass Abläufe, Übergaben und interne Prozesse nicht mehr sauber mitwachsen.
Wie viel interne Zeit müssen wir realistisch einplanen?
Der interne Aufwand ist gering und beschränkt sich meist auf kurze Abstimmungen und Feedbacktermine von wenigen Stunden pro Woche.
Können wir unsere bestehenden Tools weiter nutzen?
Ja, in der Regel integrieren und optimieren wir bestehende Tools statt sie zu ersetzen, sofern sie technisch sinnvoll nutzbar sind.
Wie stellen Sie Qualität und Kontrolle sicher?
Durch klar definierte Prozesse, getestete Automatisierungen und transparente Kontrollpunkte innerhalb der Systeme.
Bieten Sie laufende Betreuung und Optimierung an?
Ja, wir bieten optionale laufende Betreuung, um Systeme zu optimieren, anzupassen und stabil zu halten.
Können wir die Systeme später selbst weiterführen?
Ja, alle Systeme sind dokumentiert und so aufgebaut, dass interne Teams sie eigenständig weiterentwickeln können.
Wo kommt KI konkret zum Einsatz?
KI unterstützt bei Analyse, Strukturierung und Automatisierung klar definierter Aufgaben innerhalb von CRM- und Vertriebsprozessen.
Brauchen wir spezifische IT-Kenntnisse?
Nein, technische Umsetzung übernehmen wir vollständig, die Systeme sind benutzerfreundlich und intuitiv ausgelegt.
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Email
schulien@loopsystems.de
Telefon
+49 151 65151044
Adresse
Im Langenrech 37, 66663 Merzig